Übersicht

Mit der SharePoint-Technologie von Microsoft können Dokumente und Wissen effizient und sicher über das Internet/Intranet Unternehmens-weit oder innerhalb von Teams verwaltet werden.

Die beiden Microsoft-Produkte

Von Microsoft gibt es zwei Produkte zur SharePoint-Technologie:

1. Microsoft Windows SharePoint Services (WSS)
   (ist Bestandteil des Microsoft Windows Server 2003)
2. Microsoft SharePoint Portal Server (SPS)
   (basiert auf den Windows SharePoint Services, bietet zusätzliche unternehmensweite Volltextsuche, Personalisierung, usw.)

Kostengünstig anfangen

Die Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) sind Bestandteil des Microsoft Windows Server 2003 und müssen deshalb nicht zusätzlich lizenziert werden. Für den Einsatz des Microsoft SharePoint Portal Servers (SPS) werden Serverlizenz(en) und Client Access Lizenzen (CALs) benötigt.

Kernfunktionen der SharePoint-Technologie

Jeder Autor von Dokumenten und anderen Informationen kann diese selber im Intranet oder Extranet zuhanden seines Teams oder eines grösseren Auditoriums publizieren. Dazu verwendet er Web-basierende Werkzeuge und Produkte aus Microsoft Office. HTML-Kenntnisse sind nicht notwendig.

Im Folgenden werden ein paar spezifische Punkte der SharePoint-Technologie hervorgehoben. Für weitere Details verweisen wir auf die Internet-Site von Microsoft, z.B.: http://www.microsoft.com/sharepoint/

Einsatzmöglichkeiten und Funktionen

Intranet basierend auf SharePoint

Das gesamte Intranet oder auch nur Teile davon können mittels der SharePoint-Technologie realisiert werden. Der Administrator bestimmt, wer Seiten publizieren darf.

Der Autor stellt die Web-Page aus Modulen, so genannten Web Parts zusammen. Es gibt vorgefertigte Web Parts sowohl von Microsoft wie auch von Drittherstellern.

Office-Dokumente können direkt eingebunden werden.

Portal als zentraler Einstieg zur Firmen-internen Information

SharePoint ist eine ausgezeichnete Technologie für die Realisierung von Einstiegs-Seiten zu den unterschiedlichsten Informationen. Solche Portalseiten werden als persönliche, Team- und/oder Firmen-weite Einstiegsseiten konzipiert.

Auch hervorragend geeignet als Extranet

Wenn Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten oder in unterschiedlichen Unternehmen arbeiten, kommen die Vorteile der SharePoint-Technologie erst recht zur Geltung: Alle Team-Mitglieder können effizient miteinander kommunizieren und haben schnellen und sicheren Zugriff auf ihre gemeinsamen Dokumente und Informationen.

Finden von Informationen

Über alle Dokumente kann eine Volltextsuche vorgenommen werden. Beim Einsatz des SharePoint Portal Servers können auch Informationen auf anderen Servern und in unterschiedlichen Formaten gefunden werden, wie z.B. die E-Mails in einem Exchange Server oder PDF-Dateien. Dabei werden jeweils nur diejenigen Dokumente als Treffer aufgelistet, zu denen der Suchende die entsprechenden Zugriffsrechte innehat.

Zusätze von Drittherstellern

Microsoft hat die relevanten Schnittstellen offen gelegt, so dass andere Software-Hersteller zu SharePoint kompatible Moduln bzw. Web Parts entwickeln und auf den Markt bringen. So gibt es z.B. kleine und kostenlose Web Parts für Wetterbericht und Fremdwährungs-Kurse oder ganze Dokumentenverwaltungs- und Workflow-Systeme, die vollständig in eine SharePoint-Umgebung integriert werden können.

Kull AG hat nebst Kunden-spezifischen Web Parts zwei allgemeingültige Web Parts entwickelt: Mitarbeiterliste und CTI-basierendes Telefonjournal.

Web Part von Kull AG: Mitarbeiterliste

Die Mitarbeiter eines Unternehmens werden auf einem Ausschnitt der Web-Page angezeigt unter Aufführung von Name, Vorname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Informationen werden aus dem Active Directory abgerufen und periodisch aktualisiert.

Web Part von Kull AG: CTI-basierendes Telefonjournal

Die letzten paar Telefonate werden unter Angabe von Rufnummer, Name, Gesprächszeit usw. in einem Ausschnitt der Web-Page aufgelistet. Die Daten stammen aus der CTI-Lösung CETIS von Kull AG. Rückrufe mittels Mausklick auf die entsprechende Journalzeile.

SmartLibrary von Nintex: Workflow-basierende Dokumentenverwaltung

SmartLibrary ist eine preiswerte Software-Lösung, welche die Microsoft SharePoint-Technologie um ein wirkungsvolles Dokumentenverwaltungssystem erweitert. Mittels graphisch definierbarer Workflow-Prozessen, kann der Fluss der Dokumente von deren Erstellung über die Freigabe bis zur Veröffentlichung präzis gesteuert und überwacht werden. Auch die schmerzlich in SharePoint vermisste Funktion für die Wiederherstellung von gelöschten Dokumenten ('undelete') ist verfügbar.

Nintex ist ein Australisches Software-Unternehmen und führt auf ihrer Referenzliste für SmartLibrary renommierte Kunden wie AMD, Citibank, FedEx, Pfizer und Starbucks.

Kull AG wurde von Nintex mit dem Vertrieb und Support des Produkts SmartLibrary für den deutschsprachigen Raum beauftragt.

Meinung Kull AG

Es scheint uns, dass Microsoft mit der SharePoint-Technologie wiederum einen Markt besetzt und dominieren wird. Diese Quasi-Monopolisierung, wie wir sie beispielsweise bei Microsoft Word und Excel kennen, hat nicht nur Nachteile. Die Tatsache, dass praktisch jede Person diese Programme kennt und anwenden kann, erspart viele Ausbildungsstunden und Unannehmlichkeiten.

Viele der bisherigen Internet/Intranet-Toolkits von anderen Herstellern unterstützen bereits das Einbinden von Web Parts. Also dürften der Übergang und/oder auch die Koexistenz unterschiedlicher Systeme kein grosses Problem sein.

Unklar ist uns noch, wie die Ziele bezüglich Dokumenten-Store (Ablagestruktur) von Microsoft aussehen. SharePoint speichert die Dokumente in der Datenbank Microsoft SQL Server. Beim kommenden Betriebssystem Vista von Microsoft wurde aber die ursprüngliche Idee, die File-Inhalte im SQL Server zu speichern (vorläufig?) wieder verworfen. Der Entscheid, welche Dokumente im SharePoint-Store zu verwalten sind, ist deshalb sorgfältig zu überlegen und die Vor- und Nachteile sind abzuwägen.

Einführen der SharePoint-Technologie in Ihrem Unternehmen

Kull AG und SharePoint-Projekte

Kull AG begleitet Sie beratend bei SharePoint-Projekten oder übernimmt auch deren Realisierung. Das erste SharePoint-Projekt geht zurück ins Jahr 2002: Für einen namhaften Branchenverband wurde diese Technologie (damals noch SharePoint Team Services genannt) eingerichtet. Mehrere Fachgruppen dieses Verbandes haben ihren Mitgliedern damit eine Plattform für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dokumenten zur Verfügung gestellt.

Inzwischen hat sich bei Kull AG ein grosser Erfahrungsschatz angesammelt.

Digitale Signatur

Wir haben umfassendes Know-how über das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten, und können Ihnen zeigen, wie Sie Dokumente gegen irrtümliche oder böswillige Veränderung schützen können.

Schritt-weises Vorgehen

Wir empfehlen klein anzufangen, damit Ihre MitarbeiterInnen die Bedienung und Möglichkeiten von SharePoint kennen lernen und erste Erfahrungen sammeln. Der Einstieg Anfang ist sehr kostengünstig: keine zusätzlichen Lizenzgebühren und ein paar wenige Tage Beratung.

Ihr erster Schritt

Nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, vereinbaren Sie ein erstes kostenloses Beratungsgespräch oder eine Demo bei uns in Aarau.

Präsentationen vom Event am 04.04.2006 (Download)

An unserem traditionellen Informationshalbtag mit Schwerpunkt Microsoft SQL Server haben wir auch das Thema SharePoint behandelt.

Hier können Sie die gehaltenen Präsentationen (Format PowerPoint XP) herunterladen.

Microsoft SQL Server 2005
Die neuen Features im Überblick, Erfahrungen aus der Praxis
(Referent: Jürg Burg, Leiter Software-Entwicklung bei Kull AG)

Business Intelligence mit Microsoft SQL Server 2005
Grundlagen und Architektur
(Referent: Werner Durrer, Leiter Systemintegration bei Kull AG)

SharePoint-Technologie
Überblick, Web Parts, die Microsoft-Produkte Windows SharePoint Services (WSS) und SharePoint Portal Server
(Referent: Jürg Burg, Leiter Software-Entwicklung bei Kull AG)

Dokumentenverwaltung mit SharePoint
Workflow für Dokumente: Präsentation eines Produkts eines Drittherstellers (SmartLibrary von Nintex)
(Referent: Jürg Burg, Leiter Software-Entwicklung bei Kull AG)

Business Intelligence
Von den Ausgangsdaten bis zur Visualisierung der Ergebnisse mittels SharePoint im Intranet: Real-time Data Analysis, Key Performance Indicators (KPI), Business Scorecards und Self-service Reporting
(Referent: Werner Durrer, Leiter Systemintegration bei Kull AG)

Office System "12"
Die nächste Generation von Microsoft Office und SharePoint
(Referent Luca Argentiero von Microsoft Schweiz

Kull AG, Information Technology Services Bahnhofstrasse 17, CH-5000 Aarau